Hogyan lehet egy új irodában kialakítani az adminisztrálást? (beszélgetés)

Ereszd nagyon szélesre a fantáziádat!

VAN ILYEN!!!

Legjobb, ha beszerzel egy olyan könyvet, amelyik ezzel foglalkozik. Sokféle ügyviteli rendszer van, neked kell kiválasztani azt, amelyik megfelel. Figyelenbe kell venned az be- és kimenő dokumentumforgalmat, azt, hogy kik az ügyfeleid, hogy papír alapú, vagy digitális (vagy ezek kombinációja) a dokumentum-áramlás. Az is fontos, hogy milyen jogszabályok vonatkoznak a tevékenységedre.

Interneten keress rá az "ügyvitel" szóra, és találsz könyveket. Megéri!

Én irodában dolgozom, remélem, tudok segíteni, bár elég rég írtad ki a kérdést. (most láttam csak meg).

Nálunk többségében mappák vannak

1 mappa a kimenő leveleknek (minden, amit elküldünk, de nem olyan "fontos")

1 mappa az írattárnak, ide kerülnek a fontos levelek, amikre majd később esetleg hivatkozni kell. Ezeket beiktatjuk (kap egy pecsétet, hogy mikor érkezett, és egy számot. pl.: 1/2007 - vagyis 2007-ben az első levél. Ezután az iktatókönyvbe az 1/2007-es számhoz beírom, hogy mikor érkezett, vagy mikor küldtük, kinek és mi a levél tárgya)

Aztán van egy mappánk a számláknak (ebben több almappa van - továbbképzés, napközis játékok, informatika normatíva, stb. vagyis, amire a költségvetés alapján fordíthatjuk a pénzt) Itt minden egyes almappában van egy lap, amelyre felírjuk a számla keltét, az összeget, és hogy mire lett elköltve, majd az utolsó oszlopban görgetve írom az összeget)

Van egy mappánk a dolgozók és az intézménnyel kapcsolatban lévők elérhetőségeivel.

Egy mappa a dolgozók szerződéseivel, kinevezéseivel, személyanyagokkal.

Húúú, asszem abbahagyom. Mivel én egy általános iskolában vagyok, így előbb tudni kellene, hogy milyen cégről van szó.

Szóval, ha még aktuális, szólj.

Segítséget kérek irodai dolgozóktól, hogy hol milyen munkafolyamatok vannak, hogy minden a helyén legyen.

Miként lehet átláthatóságot, rendet tartani az iratok között?