A virtuális asszisztencia bemutatása

Bizonyára a legtöbben tisztában vagyunk vele, hogy a vállalkozói kenyérkereset egy egészen más szemléletet feltételez, ha jól szeretnénk csinálni és haladni is akarunk a korral, nem szabad megijedni az újításoktól.

Ilyen újdonságot jelent sokaknak az is, hogy interneten megjelenjenek akár az árukészletükkel, akár a szolgáltatásukkal.

Manapság már elmaradottnak tekinthető az a vállalkozás, vagy vállalkozó, aki valamilyen formában nem használja az internetet, legyen szó akár egy álláshirdetés feladásáról, vagy a konkurencia feltérképezéséről.

Ugyanilyen újdonságot jelent a virtuális asszisztens kérdése is.

A vezetők szeretnek személyes kapcsolatban lenni a munkatársakkal, leginkább a titkárnőjükkel, és igénylik azt is, hogy a beosztottak körmére nézhessenek.

Vannak olyan munkahelyek, ahol a titkárnő(k) személyes jelenléte valóban indokolt. Ilyen lehet

- egy nagyobb cég, ahol több szervezeti egység munkatársa adja egymásnak a kilincset a titkárságon,

- ahol a cég profiljából adódóan sok üzletfelet, vendéget fogadnak,

- ahol egy titkárság intézi több vezető ügyeit.

Egy kis, vagy középvállalkozásnál esetleg on-line cégnél a szükségszerű titkársági feladatokat személyes jelenlét nélkül is el lehet végezni.

A virtuális asszisztens rendelkezik megfelelő felszereléssel (számítógép, telefon, fax, nyomtató, szkenner), így azt a megrendelőnek nem szükséges beszerezni, illetve alkalmazásával az irodabérlés költségeit is megspórolhatja.

A legtöbben alkalomszerűen személyes jelenlétet is vállalnak.

A virtuális asszisztens 2 dolgot biztosan nem tud, mégpedig kávét főzni, valamint a főnök lelkét jelenlétével megnyugtatni.

Ellenben költségkímélő az alkalmazása, amely nem egy elvetendő szempont (nincs bérköltség, csak az elvégzett munka után kell fizetni).

Nézzük meg nagy vonalakban, hogy milyen szolgáltatást nyújthat a virtuális titkárnő, vagy asszisztens:

- levelek gépelése (akár telefonos diktálásról, hanganyagról, vagy kézírásról),

- levelek továbbítása (postai kézbesítéssel, vagy e-mailen keresztül),

- szövegszerkesztés, kimutatások készítése,

- munkatársak szabadság nyilvántartásának vezetése,

- telefonok/faxok/e-mailek fogadása,

- nyilvántartások kezelése, frissítése

- szkennelés, archiválás

- határidők figyelése,

- állás, vagy egyéb hirdetések feladása,

- internetes adatgyűjtés,

- jogszabályfigyelés,

- pályázatfigyelés,

- utazásszervezés, szállásfoglalás.

Ezeken felül más szakmával, nyelvismerettel rendelkező asszisztensek komplexebb szolgáltatást nyújtanak (idegen nyelvű levelezés, fordítás, könyvelés…).

Virtuális asszisztensek alkalmazhatóak olyan esetekben is, amikor csak időszakos jelleggel kell segítség, például

- nagyobb projekt esetén kisegítésként, valamint

- a titkárnő/asszisztens meghatározott idejű helyettesítésekor (akár személyes jelenléttel is).

Fentieket figyelembe véve, elmondható, hogy szinte bármelyik cégnek, vállalkozásnak, szervezetnek szüksége lehet virtuális segítségre az ügyek rugalmas, költséghatékony intézéséhez.

Azonban másoknak is segítséget tudnak nyújtani:

- üzletembereknek (telefonügyelet, internetes adatgyűjtés, virtuális naptár vezetése, levelezés intézése…)

- magánembereknek (állás-, egyéb hirdetések feladása, nyomon követése, internetes adatgyűjtés, levelek-, beadványok gépelése…)

- diákok (diplomamunka, esettanulmányok, dolgozatok gépelése, internetes adatgyűjtés, szövegszerkesztés, kimutatások, táblázatok készítése…).

Lassan talán elfogadott lesz a jelenlétük.